Processus de recrutement : Guide complet 2023

Un processus de recrutement simplifié comporte plusieurs avantages. Il permet entre autres :

• D’accélérer le recrutement de personnel
• De bonifier l’expérience candidat
• D’obtenir des résultats prédictibles
• De suivre facilement les indicateurs de performances
• De facilité la gestion de la fonction de recrutement au sein de l’entreprise

Dans cet article, nous explorons comment bâtir un processus de recrutement simple et efficace, les outils à mettre en place, comment faire la division des tâches et les indicateurs de performance à suivre.  

Architecturer un processus de recrutement simple et efficace

Pour architecturer un processus de recrutement simple, il est important de diviser le processus de recrutement du processus d’intégration des employés.

Bien que le processus d’intégration des employés joue un rôle important dans la rétention de main d’œuvre, nous considérons celui-ci comme distinct, car il est préférablement mis en œuvre par la division de l’entreprise accueillant le nouvel employé.

Nous diviserons ensuite le processus de recrutement en deux étapes distinctes soit :

1. L’acquisition de candidats
2. La sélection des candidats

Mise en place d’un système d’acquisition de candidats

La première étape du processus de recrutement est l’acquisition de candidats. Cette étape est un sous-processus du système d’acquisition de talents. Il est divisible en trois étapes soit  :

1. La génération de candidatures
2. Le formatage des candidatures
3. La compilation des candidatures

Mise en place d’un système de génération de candidatures

La génération de candidatures est l’étape la plus variable du processus d’acquisition des candidats. Elle doit être adaptée aux profils des candidats recherchés.

Voici les sources de candidats les plus répandus :

• Le recrutement interne : Le recrutement interne consiste à recruter un employé existant pour lui proposer un nouveau rôle. Un recrutement interne bien effectué a pour avantage d’augmenter le taux rétention des employés en leur offrant des possibilités d’avancement. Pour l’entreprise, le recrutement interne réduit aussi le risque d’embaucher des candidats non-alignés avec sa culture. Cependant, un recrutement interne mal effectué peut avoir des conséquences graves et mettre un employé dans une position fâcheuse. L’erreur la plus fréquente est de recruter pour des postes de gestionnaires en se basant sur les talents d’exécution de l’employé sans évaluer ses talents de gestion.
• Le référencement interne : Le référencement interne consiste à demander aux employés actuels de l’entreprise de référer des candidats. Cette stratégie est fort efficace lorsque l’entreprise offre une bonne expérience employée et candidat. Pour accélérer le référencement interne, l’entreprise peuvent mettre en place un système de rémunération double en offrant des commissions de référencement aux employés, mais aussi en rémunérant les candidats sélectionnés pour passer les tests de compétence.
• Les campagnes publicitaires de recrutement : Les campagnes de recrutement consistent à promouvoir les offres d’emplois d’une entreprise sur différentes plateformes publicitaires, comme LinkedIn ou Facebook. Cette stratégie est surtout efficace pour les postes dont le nombre de candidats potentiels est élevé. Il est important que l’organisation soit transparente sur la nature et les conditions du poste promu. Autrement, elle risque d’engorger son processus de sélection avec un fort volume de candidatures non qualifiées ou d’affecter négativement son taux de rétention employé.
• Les moteurs de recherches : Les moteurs de recherches sont très efficaces pour entrer en contact avec des chercheurs d’emplois. Une entreprise peut capitaliser sur les moteurs de recherches de deux façons : soit via des annonces payantes, par exemple Google Ads, ou via la mise en place de stratégies SEO de recrutement.  
• La création et gestion de communauté : La création de communauté est extrêmement efficace pour les entreprises devant recruter de forts volumes de candidats de nature similaire. Un bon exemple est un cabinet comptable. La majorité de sa force de travail possède un parcours scolaire similaire. Un cabinet pourrait donc organiser des activités sur les campus universitaires, inviter les étudiants à rejoindre leurs groupes sur les différentes plateformes et produire du contenu leur étant destiné.
• Les babillards d’emploi : Les babillards d’emploi (jobboards) sont la source de candidatures la plus utilisée par les entreprises. Malheureusement, il n’est pas conseillé de l’utiliser exclusivement car la compétition y est féroce. Bien que la rapidité du processus de recrutement soit importante dans tous les scénarios, elle l’est davantage pour les candidats en provenance de babillards d’emploi. La raison est simple, les babillards d’emplois sont conçus pour encourager les candidats à postuler sur un maximum d’offres. Les entreprises doivent donc battre de vitesse leurs compétiteurs.
• Les programmes de stages étudiants : Les programmes de stages sont une source de candidats non négligeables pour les postes d’entrée d’une entreprise. Cette stratégie a l’avantage de réduire le risque de sélection de candidat puisqu’elle permet de tester à moindre coût et pour un lapse de temps prédéfinit un employé. Si utilisée, il est important de prendre cette stratégie au sérieux car les stagiaires sont susceptibles de partager de leur expérience avec leurs confrères. Une entreprise peut donc facilement bonifier ou pénaliser sa marque employeur.
• La chasse de tête : La chasse de tête consiste à contacter activement des individus ayant le profil et les compétences recherchées. Cette stratégie est très énergivore et devrait être utilisé seulement pour les postes stratégiques d’une entreprise. En fonction de sa taille, une entreprise peut développer une équipe de chasse de tête interne ou simplement faire appel à des firmes spécialisées.

Le formatage des candidatures

Le formatage des candidatures est l’étape la plus négligée du processus de recrutement. Pourquoi est-il important de formater systématiquement les candidatures ? Parce que le recrutement est un jeu de prise de décisions risqué. Une bonne versus une mauvaise décision de sélection de candidats peut avoir des impacts radicaux sur l’organisation.

Cette étape est d’ailleurs préparatoire au processus de sélection. L’idée est que le produit final du processus de génération de candidats ne devrait pas être une pile de CVs formatés de formats variés, mais bien des profils candidats uniformisés et prêts à être analysés. Le but est de fournir des candidatures facilement comparables au recruteur ou responsable en charge du processus de sélection.

Le formatage joue donc un crucial puisqu’il facilite le processus de sélection. Le fait d’avoir des candidatures formatées permet en autres :

• D’accélérer le processus d’embauche : En créant une cible d’embauche claire et du même format que les candidatures, une entreprise permet à ses recruteurs d’accélérer leur prise de décision en réduisant l’incertitude.
• D’identifier des facteurs de succès d’embauche : En comparant le profil cible d’embauche aux candidats recrutés, une entreprise peut identifier les variables de succès et d’échec d’embauche. Elle peut donc ajuster le profil cible du poste pour les futures embauches.
• D’évaluer les performance des recruteurs : En fournissant des candidatures standardisées, une entreprise peut comparer la performance de ses recruteurs. Elle peut donc étudier les méthodes de sélection de ses recruteurs les plus performants afin de former les recruteurs sous-performants ou apporter des mesures correctives basées sur des données fiables.
• De mettre en place des automatisations : Des données standardisées permettent à une entreprise d’automatiser une portion de leur processus de recrutement. Elle peut par exemple automatiser l’attribution de candidats, une proportion des communications et même certaines décisions de sélection.

Dans le meilleur des mondes, le formatage est automatisé. Une méthode simple de formatage est d’identifier clairement les critères de présélection du poste et d’intégrer des questions fermées leur correspondant au formulaire d’embauche.

La compilation des candidatures

L’étape de compilation des candidatures est fondamentalement simple. Elle consiste simplement à compiler les candidatures préalablement formatées au bon endroit. L’idée ici, c’est de compiler le plus rapidement possible, soit instantanément, les candidatures de toutes sources. Si les candidatures d’une source ne sont pas compilées, elles risquent de ne pas être traitées rapidement, créant une mauvaise expérience candidat et impactant négativement la marque employeur de l’entreprise.

La compilation des candidatures est une autre étape fortement négligée. En fait, ce que nous remarquons, c’est que les étapes qui ont pour rôle la simplification globale du processus de recrutement sont souvent mises de côté. Pourtant c’est en éliminant la complexité que nous facilitons le processus de recrutement.

Dans le cas où l’entreprise n’a qu’un recruteur, elle pourrait simplement compiler les candidatures dans un fichier Excel. Pour les plus grandes équipes, un ATS serait probablement plus approprié.

La meilleure façon de compiler les candidatures est de l’automatiser. Pour ce faire, il est possible d’utiliser des intégrateurs comme Zapier et Make ou d’utiliser des API en fonction de la source et de la destination des candidatures.

Mise en place d’un processus de sélection de candidats

Le processus de sélection consiste à sélectionner les candidats que l’organisation souhaite embaucher.

Pour les postes de contraintes, une mauvaise décision d’embauche créer des frais de formation et d’intégration inutile. Elle met aussi en péril l’équilibre de l’équipe en place. Pour les postes stratégiques, les répercussions peuvent être désastreuses. Un employé dans une position stratégique impacte exponentiellement les revenus de l’entreprise et ce, positivement comme négativement.

Le monde des affaires étant compétitif, il est facilement comparable au sport. Dans le sport comme en affaires, les meilleures équipes ont drastiquement plus de chance de gagner.

En somme, il est crucial pour l’entreprise d’avoir un processus de sélection claire et mesurable. Cela lui permettra d’améliorer la qualité de ses embauches au fil du temps et de développer un avantage concurrentiel majeur.

Les étapes du processus de sélection des candidats

Les étapes du processus de sélection peuvent varier en fonction de la nature du poste, mais elles comprennent généralement les suivantes :

1. La présélection : La présélection a pour rôle de rendre le processus de sélection plus efficient. Elle consiste à valider rapidement que le candidat répond à certains critères obligatoires avant d’enclencher un processus d’évaluation complet. Bien qu’il soit possible d’automatiser celle-ci, il est conseillé de procéder à un appel de présélection avant de commencer l’évaluation complet du candidat. L’objectif de cet appel est de valider que l’information fournis par le candidat est véridique en le questionnant sur celle-ci.
2. L’évaluation du savoir-être : L’évaluation du savoir-être permet d’éliminer les candidats qui impacteront négativement l’efficacité et le bien être des autres employés de l’entreprise. Les mises en situation sont une bonne façon d’évaluer le savoir-être d’un candidat. Il est aussi conseillé de consulter les réseaux sociaux des candidats et d’éliminer ceux à la recherche de confrontation et ce, peu importe la nature de leur opinion.
3. L’évaluation du savoir-faire : L’évaluation du savoir-faire consiste à valider que le candidat à les compétences ou le potentiel d’acquérir rapidement les compétences nécessaires pour combler le poste visé. La nature du poste dicte les méthodes d’évaluation du savoir-faire. Parfois, il est pertinent de rémunérer les candidats pour participer à des exercices d’évaluation de longue durée pour réduire le risque d’embauche. Un bon exemple serait l’embauche d’un soudeur. La meilleure façon d’évaluer si le travail d’un soudeur répond aux standards de qualité et de productivité de l’entreprise est de le mettre à l’épreuve. Lui offrir une compensation pour passer un test de quelques heures réduira drastiquement votre risque d’embauche et bonifiera l’expérience candidat. Normalement, les bons soudeurs ne sont pas intimidés, mais plutôt flattés par ces évaluations car elles démontrent l’importance que l’entreprise donne à leur travail.
4. L’évaluation de l’alignement des valeurs et de la vision entre le candidat et l’entreprise : Lorsqu’un candidat répond aux critères de savoir-être et savoir-faire, il est important de discuter des valeurs et de la vision de l’entreprise pour assurer la satisfaction du futur employé. L’entreprise doit être transparente et faire une gestion adéquate des attentes du candidat. Par exemple, si le candidat a un plan de développement carrière et que celui-ci n’est pas réalisable au sein de l’entreprise, il est crucial d’informer le candidat des possibilités d’avancement réelles du poste. Autrement, l’employé ne sera pas satisfait et l’entreprise impactera négativement sa marque employeur et son taux de rétention employé.
5. La proposition d’embauche : La proposition d’embauche est la dernière étape du processus de sélection des candidats. Le plus important est qu’elle soit faite rapidement car le délai entre la décision d’embauche et la proposition d’embauche impacte négativement le taux d’embauche. Une fois la proposition d’embauche faite, il est important que les recruteurs fassent des suivis rapides et périodiques avec le candidat. L’entreprise crée ainsi un sentiment d’importance pour le candidat et augmente son taux d’embauche.

L’exécution du processus de sélection des candidats

Une fois le processus de sélection déterminé, il est important de le déployer adéquatement. Historiquement, les entreprises déployaient les processus de sélection des candidats en séquence.

Ce type de processus de recrutement consiste à procéder à la première étape du processus de sélection pour tous les candidats avant de faire la deuxième pour tous les candidats, ainsi de suite, jusqu’à l’embauche.

Il ressemble à ceci :

Le processus de sélection des candidats en séquence cause deux problèmes majeurs :

1. Premièrement, bien que l’argument principal pour cette technique soit qu’elle permet d’embaucher le meilleur candidat, elle risque plutôt de réduire la qualités des candidats sélectionnés. Un recruteur devrait toujours comparer le candidat au profil cible, non pas à d’autres candidats. Autrement il risque d’embaucher le moins pire candidat au lieu d’un bon candidat. En comparant, les candidats à un profil cible, l’équipe de recrutement peut identifier les problèmes de ciblage du processus de génération de candidat et corriger le tir.
2. Deuxièmement, même si dans certaines circonstances, cette technique permettrait de sélectionner les bons candidats, le taux d’embauche de ceux-ci sera drastiquement inférieur. Pour obtenir un taux d’embauche élevé, une entreprise doit absolument éliminer les délais dans son processus de recrutement. Malheureusement, un processus de sélection en séquence crée des délais inutiles entre chaque étape de celui-ci.

La solution : Le processus de sélection en parallèle

La solution est d’opter pour un processus de sélection des candidats en parallèle ressemblant à ceci :

Utiliser un processus de sélection des candidats en parallèle comporte plusieurs avantages :

1. Premièrement, le recruteur est forcé de comparer le candidat au profil cible, réduisant les billets de sélection.
2. Deuxièmement, le recruteur est en mesure d’identifier rapidement si le processus de génération de candidats produit des candidatures de qualité et d’apporter des ajustements au besoin.
3. Finalement, cette technique augmente drastiquement le taux d'embauche en réduisant au maximum les délais dans le processus de sélection.

À retenir

En conclusion, un processus de recrutement comporte deux sous-processus, soit la génération de candidats et la sélection de candidats.

Le processus de génération de candidats ne consiste pas simplement à générer des candidatures, mais aussi à les formater et les compiler.

Le processus de sélection candidat devrait toujours viser l’embauche d’individus correspondant à un profil cible, le tout en maximisant l’expérience candidat.

Vous pouvez vous inspirer des schémas suivants dans l’élaboration de votre processus d’embauches.